Tietosuojaseloste

1    YLEISTÄ

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

2    REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjänä toimii Avarn Events Security Oy (jäljempänä Avarn Events tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Osoite: Rajatorpantie 8, 01600 Vantaa Puhelin: 010 620 2600 Markkinointi: myynti@avarnevents.fi Tietosuojavastaava: tietosuoja@avarnevents.fi

3    REKISTERIN NIMI

Avarn Eventsn markkinointi- ja viestintärekisteri

4    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt tai markkinointiluvan antaneet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on markkinointi- ja asiakasiviestintä, asiakaspalvelu sekä muiden yhteydenottojen ja palautteiden käsittely tai suoramarkkinointikieltojen ylläpito.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat

a)    sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve tai oikeutettu etu (GDPR, Art 6 kohta 1 b ja art. 6 kohta 1 f)

b)    rekisteröidyn suostumus (GDPR, Art 6 kohta 1a)

c)    lakisääteinen velvoite (GDPR, Art 6 kohta 1 c).

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,

b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista ja yhteydenotoista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja - kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun tai tuotteisiin ja ammatillisiin kiinnostuksen kohteisin liittyvät tiedot,

c) rekisterinpitäjän ylläpitämän verkkosivuston käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli sekä verkkosivuston käyttämisen ja evästeiden välityksellä saatavat tiedot,

d) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneet rekisteröidyn asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot rekisterinpitäjään sekä uutiskirjeen ja blogin tilaamiseen liittyvät tiedot.

e) verkkosivuston kautta rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, ajoneuvon rekisterinumero.

5    HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on selkeä peruste. Perusteita ovat esimerkiksi asema työnantajayhteisössä, jonka kanssa Avarn Eventsillä on tai voi olla asiakassuhde tai muu sopimukseen perustuva suhde, palautteen tai muun yhteydenoton käsittely tai suoramarkkinointikiellon noudattaminen.

6    HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännöllisin perustein Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterin tiedot ovat Avarn Events Security Oy:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten yhteiskäytössä.

7    HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä ja verkkosivustoon liittyvien palvelujen toteuttamisen yhteydessä henkilötietoja siirretään tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. HubSpot, Inc: lle Yhdysvalloissa. Toteuttaakseen asianmukaisia suojatoimenpiteitä tällaisten siirtojen osalta GDPR: n 46 §: ssä tarkoitetulla tavalla HubSpot, Inc. on sitoutunut noudattamaan ja käsittelemään eurooppalaista dataa EU:n hyväksymän mallisopimuslausekkeen eli SCC:n (Standard Contractual Clauses) mukaisesti. Avarn Events ja sen puolesta tietojenkäsittelijänä toimivat tahot huolehtivat riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Avarn Events tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

8    HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän verkkosivustoa ja palveluita. Käyttäytymiseen perustuvaa tietoa kerätään Avarn Eventsin verkkosivujen, sähköpostien ja sosiaalisen median kanavien kautta evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tietoja voidaan myös lisätä rekisteriin manuaalisesti tai Avarn Eventsin muista tietojärjestelmien kautta kasvokkain, puhelimitse, sähköpostitse tai muuta kautta tapahtuneen vuorovaikutuksen seurauksena. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten yhteistyökumppaneilta tai esimerkiksi Asiakastiedon ja muiden vastaavien yksityisten yritysten ylläpitämistä yritystietokannoista, sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista internetlähteistä ja sosiaalisen median kanavista.

9    REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1    Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista ja selvitystyöstä, jos pyyntöjä tehdään saman tahon toimesta useita vuoden aikana. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.

9.2    Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

9.3    Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa Avarn Eventsin lähettämien sähköpostiviestien lopusta löytyvän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuihin osoitteisiin.

9.4    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

9.5    Oikeuksien käyttäminen

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuihin osoitteisiin rekisterinpitäjän markkinointiin tai tietosuojavastaavalle. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.

10    HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja henkilökohtaisin salasanoin.

Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden on työnsä suorittamiseksi käsiteltävä henkilötietoja tai alihankkijat ja palveluntarjoajat, joiden kanssa Avarn Events on tehnyt lakisääteisen sopimuksen tietojenkäsittelystä. Avarn Eventsin kaikki toimitilat ovat lukittuja ja liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Järjestelmän kirjautumissivusto on suojattu SSL-sertifikaatilla.